PERENCANAAN ORGANISASI KEWIRASWASTAAN Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakuka
Tujuan Perencanaan adalah membentuk usaha yang terkoordinasi dalam organisasi. Perencanaan Organisasional mempunyai dua tujuan : • Tujuan Perlindungan (Protective) : meminimisasikan resiko dengan mengurangi ketidakpastian di sekitar kondisi bisnis dan menjelaskan konsekuensi tindakan manajerial yang berhubungan Tujuan Kesepakatan (Affirmative) : meningkatkan tingkat keberhasilan organisasional Kerugian dan Keuntungan Perencanaan - Membantu wirausahawan berorientasi ke masa depan
- Koordinasi keputusan yang tidak dibuat sekarang tanpa adanya gagasan tentang bagaimana ia akan mempengaruhi keputusan yang harus dibuat besok
- Perencanaan menekan tujuan-tujuan organisasional sehingga wirausahawan secara konstan dalam pencapaian tujuan organisasi
Penekanan pada program perencanaan akan memakan banyak waktu manajemen sehingga manajemen harus membagi antara waktu yang digunakan untuk perencanaan dengan waktu yang digunakan untuk fungsi manajemen lainnya seperti pemgorganisasian, mempengaruhi dan pengawasan. Aktivitas perencanaan bisa dibagi menjadi dua yaitu:
1. Perencanaan strategis, yaitu perencanaan jangka panjang yang dipusatkan pada organisasi secara keseluruhan.
2. Perencanaan taktis, yaitu perencanaan jangka pendek yang menekankan pada operasi berbagai bagian organisasi yang sedang berjalan. Manajemen puncak dari suatu organisasi mempunyai tanggung jawab utama untuk melihat apakah perencanaan sudah dilaksanakan apa tidak. Walaupun semua tingkatan manajemen terlibat dalam proses perencanaan, manajemen tingkat atas biasanya menggunakan waktu perencanaan yang lebih banyak dibandingkan manajemen tingkat bawah. Tipe perencanaan yang dilakukan manajemen berubah ketika manajer bergerak ke posisi pada organisasi. Umumnya, manajer tingkat bawah membuat perencanaan jangka pendek: manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka yang agak panjang dan manajemen puncak membuat perencanaan jangka panjang.
Adapun langkah-langkah dalam proses perencanaan yaitu:
1. Menyatakan tujuan organisasi
2. Memilih berbagai cara alternative untuk mencapai tujuan
3. Mengembangkan premis yang menjadi dasar alternative
4. Memilih alternative terbaik untuk mencapai tujuan
5. Pengembangan rencana berdasarkan alternative yang dipilih
6. Mengfungsikan rencana-rencana kedalam tindakan-tindakan
Ada tiga pendekatan untuk melaksanakan fungsi perencanaan
1. Pendekatan probabilitas tinggi
2. Pendekatan maksimasi
3. Pendekatan adaptasi
Rencana – rencana
Suatu rencana merupakan suatu tindakan tertentu yang diusulkan untuk membantu organisasi mencapai tujuannya. Perencanaan, proses evaluasi semua informasi yang relevan, dan penilaian perkembangan masa depan yang mungkin, menghasilkan suatu pertanyaan mengenai arah tindakan yang direkomendasikan suatu rencana. Suatu rencana mempunyai empat dimensi besar:
1. Perulang dimensi
2. Waktu
3. Jangkauan
4. Tingkatan
Dengan menggunakan dimensi perulangan sebagai pedoman, rencana-rencana organisasi biasanya dibagi menjadi dua tipe rencana tetap dan rencana sekali pakai. Rencana tetap digunakan berulang-ulang karena rencana tersebut difokuskan pada situasi organisasional yang terjadi berulang-ulang, sementara rencana sekali pakai hanya digunakan sekali atau beberapa kali karena rencana tersebut difukuskan untuk berhubungan dengan situasi yang relative unik dalam organisasi. Rencana tetap bisa dibagi menjadi kebijaksanaan, prosedur, dan aturan, dam rencana sekali pakai bisa dibagi menjadi program dan anggaran.
Dalam membantu mengambangkan rencana-rencana, wiraswastawan menggunakan teknik alat-alat perencanaan yaitu:
1. Peramalan
yaitu teknik prediksi terjadinya lingkungan masa depan yang akan mempengaruhi operasi organisasi. Pentingnya peramalan terletak pada kemampuannya membantu wiraswastawan mengerti dengan lebih baik perbaikan masa depan dari lingkungan organisasional untuk merumuskan rencana-rencana yang lebih efektif.
2.Metode analisis runtun waktu
Digunakan untuk memprediksi penjualan dimasa mendatang dengan menganalisa hubungan historis antara waktu dan penjualan. Informasi menunjukkan hubungan antara waktu dan penjualan biasanya disajikan dalam bentuk grafik. Penyajian ini dengan jelas menunjukkan kecenderungan dimasa lalu, yang biasa digunakan untuk meramalkan penjualan dimasa mendatang.
3. Penjadwalan
Proses perumusan daftar aktivitas yang mendetail yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Daftar aktivitas tersebut merupakan bagian internal dari rencana organisasional.
4. Peta Gannt Chart
Dikembangkan oleh Hendry L. Gannt. Merupakan diagram balok (bar graph) dengan waktu pada sumbu horizontal dan sumber daya yang dijadwalkan berada pada sumbu vertical.
5. PERT (Program Evaluation and Review Techinique)
Jaringan aktivitas proyek yang menunjukkan baik estimasi waktu yang diperlukan dalam proyek, maupun hubungan berangkai antara aktivitas-aktivias yang harus diikuti untuk menyelesaikan proyek.
6. Jalur Kritis
Merupakan rangkaian dari peristiwa dan aktivitas yang memerlukan peride waktu paling lama untuk diselesaikan.
sumber : id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan kewiraswastaan.wordpress.com/.../perencanaan-organisasi-kewiraswastaan
Pengorganisasian adalah suatu proses pembentukan kegunaan yang teratur untuk semua sumber daya dalam sistem manajemen. Pengorganisasian yang sesuai dengan sumber daya akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari penggunaannya. Fungsi pengorganisasian sangat penting bagi system manajemen karena merupakan mekanisme utama dengan mana wiraswastawan mengaktifkan rencana-rencana. Pengorganisasian menciptakan dan mempertahankan hubungan antar semua sumber daya organisasional dengan menunjukkan sumber daya yang akan digunakan untuk aktivitas tertentu, dan kapan, dimana dan bagaimana sumber daya tersebut digunakan.
Lima langkah utama dari proses pengorganisasian adalah:
1. Tercermin dalam rencana-rencana dan tujuan-tujuan
2. Menetapkan tugas-tugas pokok
3. Membagi tugas-tugas pokok dalam subtugas-subtugas
4. Alokasi sumber daya dan pengarahan bagi subtugas-subtugas
5. Mengevaluasi hasil dari strategi pengorganisasian yang diimplementasikan
Teori Pengorganisasian Klasik Teori pengorganisasian klasik adalah manajemen awal mengenai bagaimana sumber daya organisasi dapat digunakan untuk mencapai tujuan organisasi Menurut Max Weber komponen usaha dari pengorganisasian adalah prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang mendetail, suatu hirarki organisasi yang diuraikan dengan jelas dan hubungan antara anggota-anggota organisasi yang nonperson (impersonal) Teori-teori organisasi :
a. Menurut G. R Terry :
- Pengorganisasian dalam pengertian real (real sense) menunjukkan hubungan antar
manusia sebagai akibat organisasi.
- Pengorganisasian dalam pengertian abstrak menunjukkan hubungan antara unit-unit/
departemen-departemen kerja.
b. Menurut Drs. M. Manullang :
- Organisasi dalam arti dinamis adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan
yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama seefektif mungkin untuk pencapaian tujuan.
- Organisasi dalam arti statis adalah setiap gabungan yang bergerak ke arah tujuan
bersama, dengan istilah populer adalah struktur organisasi atau bagan organisasi. Jadi
organisasi dalah arti dinamis disebut pengorganisasian, dalam arti statis disebut organisasi.
c. Menurut Drs. Soekarno K. :
- Organisasi sebagai alat manajemen adalah wadah, tempat manajemen, sehingga
memberikan bentuk bagi manajemen yang memungkinkan manajer dapat bergerak. Jadi,
sama dengan organisasi dalam arti statis.
- Organisasi sebagai fungsi manajemen (organisasi dalam pengertian dinamis) adalah
organisasi yang memberikan kemungkinan bagi manajemen dapat bergerak dalam batas
tertentu. Organisasi dalam arti dinamis berarti organisasi itu mengadakan pembagian
pekerjaan.
d. Menurut Koontz & O’Donnel
- Fungsi pengorganisasian manajer meliputi penentuan penggolongan kegiatan-kegiatan
yang diperlukan untuk tujuan perusahaan, pengelompokkan kegiatan tersebut ke dalam
suatu bagian yang dipimpin oleh seorang manajer,serta melimpahkan wewenang untuk
melakukannya.
Macam-macam organisasi :
a. Berdasarkan proses pembentukannya :
1. Organisasi formal : Organisasi yang dibentuk secara sadar dengan tujuan-tujuan tertentu,
yang diatur dengan ketentuan-ketentuan formal (misalnya : AD, ART dan peraturan tertulis).
2. Organisasi informal : Organisasi yang terbentuk tanpa disadari sepenuhnya, dengan tujuan yang juga tidak sepenuhnya disadari karena terjalin lewat hubungan-hubungan pribadi yang tidak tertulis. DEPARTEMENTALISASI DAN STRUKTUR FORMAL : PANDANGAN Metode pembentukan hubungan formal diantara sumber daya-sumber daya adalah dengan membentuk departemen-departemen untuk melaksanakan beberapa tugas organisasi Departementalisasi adalah proses pembentukan departemen dalam sistem manajemen yang didasarkan pada faktor fungsi kerja yang dilaksanakan, produk yang dibuat, daerah yang dikuasai, sasaran konsumen dan proses yang dirancang untuk pembuatan produk Merupakan tipe aktivitas yang sedang dilaksanakan dimana termasuk dalam pemasaran, produksi dan keuangan Pengorganisasian menurut produk memungkinkan wirausahawan mengelompokkan secara logis sumber daya-sumber daya yang perlu untuk menghasilkan suatu produk Wilayah mendepartementalisasi daerah geografis pasar dimana sistem manajemen dipusatkan, ketika pasar dan lokasi kerja meluas maka jarak fisik antar berbagai tempat membuat tugas manajemen menjadi sulit Pelanggan membentuk departemen sebagai tanggapan dari sistem manajemen, sehingga pelanggan dapat diidentifikasi menjadi kelompok-kelompok yang logis Proses pembuatan menentukan departemen menurut fase pokok dari proses yang digunakan untuk pembuatan produk Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Struktur Formal • Kekuatan pada diri wirausahawan • Kekuatan pada lingkungan PEMBAGIAN TENAGA KERJA (DIVISION OF LABOUR) Konsep pembagian tenaga kerja diberikan pada berbagai bagian tugas tertentu diantara sejumlah anggota organisasi sehingga produksi dibagi menjadi sejumlah langkah-langkah/tugas-tugas dengan tanggung jawab penyelesaian yang diberikan pada individu tertentu Keuntungan dan Kerugian Pembagian Tenaga Kerja 1. Pekerja berspesialisasi dalam tugas tertentu sehingga keterampilan dalam tugas tertentu meningkat 2. Tenaga kerja tidak kehilangan waktu dari satu tugas ke tugas yang lain 3. Pekerja memusatkan diri pada satu pekerjaan dan membuat pekerjaan lebih mudah dan efisien 4. Pekerja hanya perlu mengetahui bagaimana melaksanakan bagian tugas dan bukan proses keseluruhan produk 1. Pembagian kerja hanya dipusatkan pada efisiensi dan manfaat ekonomi yang mengabaikan variabel manusia 2. Kerja yang terspesialisasi cenderung menjadi sangat membosankan yang akan berakibat tingkat produksi menurun 3. Pembagian Tenaga Kerja dan Koordinasi 4. Pembagian tenaga kerja dengan individu yang berbeda dalam mengerjakan tugas dikoordinasikan secara efektif sehingga manajemen dalam organisasi menjadi jelas 5. Mooney mendefinisikan koordinasi sebagai penyusunan secara beraturan usaha kelompok untuk memberikan kesatuan tindakan didalam mencapai tujuan bersama Perancangan Rentang Manajemen : Pandangan Kontingensi Harnold Koontz mengemukakan bahwa faktor situasi utama yang mempengaruhi kesesuaian dari ukuran rentang manajemen individual : 1. Kesamaan fungsi dimana aktivitas dilaksanakan oleh individu yang disupervisi adalah sama atau tidak 2. Hubungan geografis dimana bawahan secara fisik terpisahkan oleh tempat sehingga semakin dekat bawahan secara fisik maka semakin banyak individu yang dapat disupervisi oleh wirausahawan secara efektif 3. Kompleksitas fungsi dimana aktivitas dari tenaga kerja sulit dan rumit 4. Koordinasi menunjuk pada jumlah waktu yang harus dikeluarkan oleh wirausahawan untuk menyetarakan aktivitas-aktivitas dari bawahan dengan aktivitas pekerja yang lainnya Perencanaan menunjukkan jumlah waktu yang dikeluarkan wirausahawan untuk mengembangkan tujuan-tujuan dan rencana-rencana sistem manajemen dan mengintegrasikann PENGORGANISASIAN AKTIVITAS INDIVIDU Tanggung jawab adalah kewajiban untuk melaksanakan aktivitas yang dibebankan Tanggung jawab adalah komitmen pribadi untuk menangani suatu pekerjaan sebaik mungkin sesuai dengan kemampuannya Tiga bidang yang berhubungan dengan tanggung jawab : 1. Pembagian aktivitas kerja 2. Menegaskan aktivitas kerja dari manajemen 1. Keuntungan adalah kekuatan motivasi bagi wiraswastawan 2. Pelayanan pada pelanggan dengan penyediaan nilai ekonomis yang dibutuhkan (barang dan jasa) membenarkan keberadaan organisasi bisnis 3. Tanggung jawab sosial bagi wiraswastawan sesuai dengan kode etik dan moral yang dibuat oleh masyarakat dimana industri tersebut berada Arti Penting Tujuan Organisasi 3. Konsistensi organisasi Bidang-Bidang Tujuan Organisasi 4. Sumber daya fisik dan finansial 6. Kinerja dan perkembangan manajer 7. Kinerja dan sikap karyawan 8. Tanggung jawab kemasyarakatan Garis Pedoman Penetapan Tujuan Berkualitas 1. Wiraswastawan harus membiarkan orang-orang yang bertanggung jawab mencapai tujuan mempunyai suara untuk menetapkannya 2. Wiraswastawan harus menyatakan tujuan sespesifik mungkin 3. Wiraswastawan harus menghubungkan tujuan dengan tindakan tertentu jika perlu 4. Wiraswastawan harus mengemukakan tujuan yang diinginkannya 5. Wiraswastawan hendaknya menspesifikasi ketika tujuan diharapkan tercapai 6. Wiraswastawan harus menetapkan tujuan hanya dalam hubungannya dengan tujuan organisasi lainnya 7. Wiraswastawan hendaknya menyatakan tujuan dengan jelas dan sederhana 8. Wiraswastawan hendaknya menetapkan tujuan cukup tinggi sehingga karyawan akan bekerja keras untuk memenuhinya, tetapi tidak terlalu tinggi sehingga karyawan akan menyerah didalam memenuhinya Adalah proses modifikasi organisasi yang ada dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas sampai sejauh mana organisasi tersebut mencapai tujuan-tujuannya, dengan melibatkan segmen organisasi yang sebenarnya dan biasanya termasuk perubahan lini wewenang organisasi, berbagai tingkatan tanggung jawab dalam organisasi dan lini komunikasi organisasi yang sudah mapan Faktor-faktor pertimbangan dalam perubahan organisasi : 2. Penentuan apa yang hendak diubah 4. Individu-individu yang dipengaruhi oleh perubahan 5. Tipe perubahan yang dibuat (perubahan orang-orang, perubahan struktural atau perubahan teknologi) Adalah proses modifikasi organisasi yang menekankan pada peningkatan efektivitas organisasi dengan pengendalian perubahan yang mempengaruhi anggota organisasi selama pekerjaan kerja mereka Bentuk-bentuk modifikasi dalam perubahan struktural : 1. Menjelaskan dan mendefinisikan jabatan 2. Modifikasi struktur organisasi agar sesuai dengan kebutuhan komunikasi organisasi 3. Mendesentralisasikan organisasi untuk mengurangi biaya koordinasi, meningkatkan pengendalian subunit, meningkatkan motivasi dan mendapatkan fleksibilitas yang lebih besar
